Aledia Legaltech

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
ALEDIA LEGALTECH COLOMBIA S.A.S.

En ALEDIA LEGALTECH COLOMBIA S.A.S. (en adelante ALT COLOMBIA) reconocemos la importancia de proteger tu información personal. A continuación, encontrará toda la información relevante sobre cómo tratamos los datos personales que comparta con nosotros.

I.- Identificación del responsable del tratamiento de datos.

  • Razón Social: ALEDIA LEGALTECH S.A.S. (en adelante ALT COLOMBIA)
  • Dirección: Carrera 5 No 16 – 14 oficina 609 Edificio El Globo, Bogotá D.C.
  • Correo electrónico: consultor@aledialegaltech.com
  • Teléfono: +57 3144432497

II.- Normativa legal, Objetivo y Ámbito de Aplicación

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales es elaborada de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y demás normativas concordantes.

Por consiguiente, aplica a todas las bases de datos personales sobre las cuales ALT COLOMBIA ostente la calidad de Responsable del Tratamiento y aquellas sobre las cuales los Encargados del Tratamiento obren en nombre de ALT COLOMBIA. De igual forma, aplica a todos los procesos de ALT COLOMBIA que constituyan tratamiento de datos personales de usuarios, clientes, potenciales clientes, empleados o cualquier otra persona natural que por algún motivo suministre información personal a ALT COLOMBIA, sin importar el medio por el cual dichos datos sean capturados, incluidos, pero no limitados a oficinas de atención presencial, línea de atención telefónica, portal web, o redes sociales, así como cualquier otro mecanismo admitido por la normatividad vigente para la gestión comercial, captura y tratamiento de datos personales de clientes y potenciales clientes.

Para la interpretación de esta Política, le pedimos tener en cuenta las definiciones contempladas en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios y demás normativas concordantes.

III.- Legitimación y finalidades para las cuales se tratarán sus datos personales

El tratamiento de datos personales por parte de ALT COLOMBIA requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular, ya sea directamente o a través de terceros. ALT COLOMBIA, al momento de la recolección de Datos Personales, solicitará una autorización a los Titulares, por cualquiera de los medios que tenga habilitados, informando sobre las finalidades específicas del Tratamiento para los cuales se obtiene dicho consentimiento. La autorización de los Titulares podrá manifestarse por cualquiera de los siguientes medios: (i) escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que fue otorgada la autorización.

Trataremos sus datos de carácter personal para las siguientes finalidades contractuales: y/o precontractuales:

1. FINALIDAD: BASE DE DATOS DE CLIENTES Y POTENCIALES CLIENTES

  • Comunicar ofertas de servicios, que hayan sido solicitadas por clientes y/o potenciales clientes.
  • Establecer y gestionar la relación precontractual o contractual, o de cualquier índole que surja en virtud del cumplimiento de una obligación legal o contractual con ALT COLOMBIA.
  • Enviar información relevante, de actualización, publicitaria y demás fines de mercado, en torno a nuestros servicios.
  • Gestionar solicitudes de información o contacto, para atender requerimientos en torno a la información personal, relacionados con clientes y/o potenciales clientes, entre otros.
  • Determinar y ponderar la efectividad de nuestras comunicaciones con fines publicitarios.
  • Adelantar encuestas de satisfacción y percepción.
  • Acceder o descargar guías, informes, material exclusivo y acceso o memorias de seminarios web.
  • Cumplir con presupuestos de la normativa fiscal, en torno a la prevención del lavado de activos y de la financiación del terrorismo o por otros motivos legales, que implican la exploración de bases de datos y la solicitud de información.
  • Dar trámite a solicitudes, peticiones, quejas, reclamos y demás medios de acción, propuestos por clientes y/o potenciales clientes, según el caso.
  • Informar sobre cambios sustanciales en la presente Política.

2. FINALIDAD: BASE DE DATOS DE EMPLEADOS

  • Adelantar actividades en torno a la atracción de Talento Humano.
  • Gestión de recursos humanos y desarrollo de procesos de selección de personal.
  • Realizar gestiones en torno a la formación y perfilamiento de nuestros empleados o potenciales empleados
  • Incorporar sus datos personales al contrato laboral, así como la gestión de modificaciones y adiciones al mismo, que deben ser informadas al empleado.
  • Evaluación y demás indicadores de desempeño.
  • Gestión de obligaciones relacionadas con la seguridad social, nómina y SG-SST.
  • Poner a disposición del personal de herramientas informáticas, de organización de trabajo y demás soluciones que sea determinada por ALT COLOMBIA.
  • Publicación en revistas, vídeos, álbumes, folletos y/o en páginas web directamente relacionadas con ALT COLOMBIA.
  • Publicación en las diferentes redes sociales en las que ALT COLOMBIA tenga presencia.
  • Enviar comunicaciones, a manera de felicitaciones, por medio el correo corporativo y redes sociales de ALT COLOMBIA por motivos relacionados con: logros académicos, deportivos y profesionales, entre otros.
  • Publicar su participación en iniciativas sociales, culturales y/o deportivas promovidas o apoyadas por ALT COLOMBIA.
  • Expedir certificaciones, constancias u otros documentos en razón del vínculo laboral.
  • Dar trámite a solicitud de peticiones al interior de la organización.

3. FINALIDAD: BASE DE DATOS DE PROVEEDORES

  • Llevanza de la contabilidad y control de la cuenta del proveedor.
  • Gestión de la relación comercial.
  • Verificación y control de procesos y calidad de la atención prestada por el proveedor.
  • Comunicación.
  • Prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo.

IV.- Requisitos Especiales para el tratamiento de datos sensibles

ALT COLOMBIA en su calidad de Responsable del Tratamiento, identificará los datos sensibles que eventualmente llegare a tratar para cumplir con los siguientes objetivos:

  1. Implementar especial atención y reforzar su responsabilidad frente al tratamiento de este tipo de datos, lo cual se traduce en una exigencia mayor en términos de cumplimiento de los principios y los deberes establecidos por la normatividad vigente en materia de protección de datos.
  2. Establecer los niveles de seguridad técnica, legal y administrativa para tratar esa información de forma adecuada.
  3. Aumentar las restricciones de acceso y uso por parte del personal de ALT COLOMBIA en su calidad de empleadora y de terceros contratistas o proveedores de ésta.
  4. Informar al titular que, por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento, a excepción de los casos expresamente señalados en el artículo 6° de la citada ley.

V.- Derechos de los Titulares

Los titulares de datos personales, tratados, registrados, archivados y/o almacenados en bases de datos de ALT COLOMBIA, por si o por intermedio de su representante y/o apoderado, podrán ejercer los siguientes derechos:

  1. DERECHO DE CONOCER Y ACCEDER

En virtud del cual el titular podrá conocer y/o acceder a los datos personales que estén bajo el control de ALT COLOMBIA, para efectos de consultarlos, de manera gratuita y cada vez que existan modificaciones sustanciales a esta política, que motiven nuevas consultas.

ALT COLOMBIA podrá cobrar al titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos, para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario.

  1. DERECHO DE ACTUALIZACIÓN Y RECTIFICACIÓN

En desarrollo del principio de veracidad o calidad, en el tratamiento de los datos personales ALT COLOMBIA adoptará medidas razonables para asegurar que los datos personales que reposan en las bases de datos sean precisos y suficientes y, cuando así lo solicite el Titular o cuando el Responsable haya podido advertirlo, sean actualizados y/o rectificados. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

  1. REVOCAR LA AUTORIZACIÓN Y/O SOLICITAR LA SUPRESIÓN

Los Titulares podrán en todo momento solicitar al responsable o encargado la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presen­tación de un reclamo. La revocatoria y/o supresión también procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a ley 1581 de 2012, la Constitución y demás normas que la reglamenten.

  1. DERECHO A SER INFORMADO

El titular podrá solicitar información respecto del uso que se les ha dado a sus datos personales.

  1. DERECHO A SOLICITAR PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN

salvo en los eventos excepcionales en los cuales, según el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 y otras disposiciones legales vigentes, no se requiera de la autorización para realizar el tratamiento.

  1. DERECHO A PRESENTAR QUEJAS ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO

El Titular podrá presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012. El Titular sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el ALT COLOMBIA o sus Encargados del Tratamiento.

  1. DERECHO A REQUERIR

El titular podrá exigir el cumplimiento de las órdenes emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.

  1. DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública. En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos fundamentales y el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.

Para efectos del ejercicio de los derechos antes descritos, tanto el titular, como la persona que lo represente o sus causahabientes, deberán demostrar su identidad y, de ser el caso, la calidad en virtud de la cual representan al titular. Los derechos de los menores de edad serán ejercidos por medio de las personas que estén facultadas para representarlos.

VI.- Procedimiento para el ejercicio de los Derechos de los Titulares del Dato Personal

Los Titulares podrán ejercer los derechos descritos en esta política y demás prerrogativas legales, en todo momento y de forma efectiva a través del correo electrónico: infocolombia@aledialegaltech.com. Para la radicación y atención de la solicitud, en ALT COLOMBIA te solicitamos suministrar la siguiente información:

  • Nombre completo.
  • Datos de contacto (dirección física, electrónica y/o teléfonos de contacto).
  • Medios para recibir respuesta a la solicitud.
  • Razones que dan lugar al reclamo, con una breve descripción del derecho que se desea ejercer o de la pretensión que se persigue (por ejemplo, conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información).
  • Firma (si aplica) y número de identificación.

VII.- Oficial de Protección de Datos Personales

ALT COLOMBIA para efectos del cumplimiento de las políticas de protección de datos ha acordado la designación de un Oficial de Protección de Datos Personales, quién será responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos, y en general, para garantizar el ejercicio de los derechos de los titulares. Además, el Oficial de Protección de Datos velará por la implementación efectiva y el cumplimiento de estas Política y las obligaciones legales de ALT COLOMBIA sobre la materia.

El Oficial de Protección de Datos puede ser contactado a través del correo electrónico: infocolombia@aledialegaltech.com

VIII.- Período de Conservación de las bases de datos

ALT COLOMBIA solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.

Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión; no obstante, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

IX.- Transferencias Internacionales de Datos

Las transferencias internacionales de datos suponen un flujo de datos personales desde el territorio colombiano a otros países, pero estos, deben ser países que proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los que la presente ley exige a sus destinatarios.

Esta prohibición no regirá cuando se trate de:

  1. Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia;
  2. Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el Tratamiento del Titular por razones de salud o higiene pública;
  3. Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable;
  4. Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad;
  5. Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el responsable del Tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular;
  6. Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

X.- Entrada en Vigencia

La presente Política de Datos Personales fue creada el día 18 de enero de 2022 y entra en vigencia a partir de su publicación. Cualquier cambio que se presente, será informado por ALT COLOMBIA, a través de mensaje de datos en correo electrónico, página web, aplicación móvil y/o medio informático de la organización.